(IT-)Projektmanagement auf 5 Seiten Essentielles Projektmanagement Ein Bestseller
1 Grundlagen . … Seite:1 1.1 Was ist ein Projekt? . … Seite:1 1.2 Was ist Projektmanagement? … Seite:1 1.3 Ein Projekt / Kein Projekt … Seite:1 1.4 Warum machen wir Projekte? … Seite:1 2 Kernbereiche des Projektmanagements … Seite:2 3 Projektorganisation . … Seite:2 3.1 Projektleiter . … Seite:2 4 Projektablauf . … Seite:2 4.1 Vorgehensmodell . … Seite:2 4.2 Phasen . … Seite:3 4.2.1 Definitionsphase . … Seite:3 4.2.1.1 Qualität . … Seite:3 4.2.1.2 Smart Ziele . … Seite:3 4.2.2 Planungsphase . … Seite:4 4.2.2.1 Projektstrukturplan … Seite:4 4.2.2.2 Arbeitspakete . … Seite:4 4.2.2.3 Kapazitätsplanung … Seite:4 4.2.3 Realisierungsphase … Seite:4 4.2.4 Abschlussphase . … Seite:4 5 Controlling . … Seite:4 5.1 Projektcontrolling . … Seite:4 5.2 Zeitcontrolling . … Seite:5 5.3 Ergebniscontrolling . … Seite:5 5.4 Qualitätscontrolling . … Seite:5 6 Wann scheitern Projekte ? … Seite:5 7 Kurzreferenz / Ratschläge … Seite:5
Grundlagen 🔗
Was ist ein Projekt? 🔗
„Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.“
Was ist Projektmanagement? 🔗
Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projekts
Ein Projekt / Kein Projekt 🔗
Beispiele für die Abgrenzung von Projekten und „Keine Projekte“, also eher Aufträge oder periodisches.
| Projekt | Kein Projekt |
| • Entwicklung eines neuen Automodells | • Herstellung eines Autos |
| • Erstellen einer neuen Serverlandschaft im Unternehmen | • Serverbetrieb (Also regelmässige Betriebsabläufe und Standard-Aufgaben) |
| • Entwicklung einer neuen Buchhaltungssoftware | • Jahresabschluss (periodisch, jährlich) |
| • Entwicklung einer neuen Buchhaltungssoftware | • Jahresabschluss (periodisch, jährlich) |
Warum machen wir Projekte? 🔗
Vorteile:
• Kosten- und Zeitersparnis • Klare Kontrollmöglichkeiten bezüglich Ergebnissen, Terminen, Kosten und Produktivität • Verbesserung der fachübergreifenden Zusammenarbeit • Förderung der Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Mitarbeiter
Aspekte: Aufgrund des Projektmanagements führen folgende Aspekte zu diesen oben genannten Vorteilen:
• Klare Zieldefinition (Ergebnisse) • Klare Verantwortlichkeiten • Feste Terminierung und Budgetierung • Feste Ressourcen (Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend „erkämpft“ werden • Flexible, auf die jeweilige Problemstellung ausgerichtete Projektorganisation • Sorgfältige, detaillierte Planung
Kernbereiche des Projektmanagements 🔗
Mensch - Zeit - Qualität - Kosten 🔗
Diese vier Kernbereiche beeinflussen sich gegenseitig. „Zieht“ man zum Beispiel an der Zeit (also das Projekt wird länger als geplant dauern), so werden beispielsweise auch die Kosten steigen oder die Ressourcen (Softwareentwickler) sind nur mehr schwerlich verfügbar da sie bereits anderweitig eingeplant sind.
Projektorganisation 🔗
Ein Projekt kann nach drei verschiedenen Arten organisiert werden:
| Stabs-Projektorganisation | Die Organisationsstruktur ist unverändert. Lediglich eine neue Stabstelle.Projektleitung hat gegenüber Fachabteilung keine Weisungsbefugnis. Braucht vor allem die Anerkennung der persönlichen und fachlichen Autorität der Projektleitung. |
| Reine Projektorganisation | Aufbau einer eigenständigen Organisation parallel zur Linie.Projektleitung hat vollständige Befugnisse. Mitarbeiter werden hierin ausgegliedert. Am Schluss löst sich diese Organisation wieder auf.Meist bei wirklichen Grossprojekten. |
| Matrix-Projektorganisation | Projektorganisation überlagert das bestehende System. Projektmitarbeiter unterstehen gleichzeitig dem PL und dem Linien-vorgesetzten. Kann zu Kompetenzüberschreitungen führen. |
Projektleiter 🔗
Fähigkeiten
| Führen | Kommunizieren | Verhandeln | [picappgallerysingle id="7290598"] | |||
| Richtung vorgebenMenschen ausrichtenMotivieren |
| Ziele, Inhalt, Umf.ÄnderungenVerträgeAufgabenverteilungEinsatzmittel |
| Problemlösung | Einflussnehmend | ||
| ProblembeschreibungEntscheidungsfindung | auf die Organisation- durch Stellung- durch Respek |
| Rüstzeug | • Identifikation mit dem Projektziel• Beherrschen der Managementfähigkeiten wie Führen / Kommunizieren / Verhandeln / Problemlösung• Wissen im Projektmanagement– Was muss wann gemacht werden ?– Was bekomme ich ? – Was muss ich liefern ?• Kenntnisse in unterstützenden Softwaretools (z.B. MS-Projekt) |
Projektablauf 🔗
Vorgehensmodell 🔗
Ein Vorgehensmodell gehört grundsätzlich zum Software Engineering.
Es gibt viele verschiedene Vorgehensmodelle. Auch werden fortlaufend neue erfunden oder bestehende der heutigen Zeit angepasst. Seitens Projektmanagement ist es weniger wichtig welches Vorgehensmodell verwendet wird – wichtig ist dass man ein Vorgehensmodell verwendet wird und sich auch daran hält!
Vorgehensmodelle wie Wasserfallmodell, Spiralmodell, V-Modell (öffentliche Hand in Deutschland, Hermes in der Schweiz), Rational Unified Process, Extreme Programming (XP), usw. sind detailliert im Internet beschrieben. Je nach Unternehmensumfeld, Branche und Art des Projekts können verschiedene Vorgehensmodelle zur Anwendung kommen.
Phasen 🔗
In jeder Phase werden bestimmte Prozesse und Aktivitäten durchlaufen. Am Ende jeder Phase stehen ein oder mehrere Ergebnisse (z.B. nach der Definitionsphase gibt es einen Projektauftrag).
| 1 | Definition | Die Definitionsphase ist die Voraussetzung für den Start des Projekts. Der Projektleiter klärt mit dem Auftraggeber die Ziele ab und prüft seine Durchführbarkeit und Wirtschaftlichkeit. Als Ergebnis resultiert der verabschiedetet Projektauftrag.Inhalt: Problemanalyse, Zieldefinition, Projektdefinition, Durchführungs- und Wirtschaftlichkeitsprüfungen, Projektauftrag, Qualität.Werkzeuge: Problemlösungszyklus, Nutzwertanalyse, Potentialanalyse, Aufwandschätzung |
| 2 | Planung | In der Planungsphase werden einzelne Tätigkeiten als auch der zeitliche Ablauf festgelegt.Inhalt: Definition Arbeitspakete, Lasten-/Pflichtenhefte, Feinplanung, Verantwortlichkeiten klären, Risikoanalyse, Schnittstellen definieren.Werkzeuge: Projektstrukturplan (PSP), Arbeitspakete (AP), Meilensteine (MSP), Terminplan (Balkendiagramm), Ressourcenplanung. |
| 3 | Realisierung | Umsetzung des vorher geplanten.Inhalt: Meilensteine, Abnahme, Planung aktualisieren, Steuerung bei Abweichung, Projektverfolgung, Arbeitspakete (AP) durchführen. |
| 4 | Abschluss | Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber.Inhalt: Auflösung des Projekts, Reintegration der Projektmitarbeiter, Projektabschlussbericht |
http://de.wikipedia.org/wiki/Projektmanagement
Definitionsphase 🔗
Wichtigste Aspekte in der Definitionsphase sind die Prüfungen auf Durchführbarkeit und Wirtschaftlichkeit des Projekts. Alle Ergebnisse dieser Phase sind zwingend in einem Projektauftrag zusammenzuführen.
• Bei Evaluationen oder wichtigen Entscheidungen soll eine Nutzwertanalyse gemacht werden. Entscheide sind somit klar fällbar und später auch nachvollziehbar.
• Die Projektbeschreibung soll Problemfelder, Bedeutung des Projekts, Abgrenzung, Zielkonzept, und Kosten umschreiben.
• Für die Aufwandschätzung gibt es verschiedene Verfahren. Wichtig vor Allem ist eine „Lesson Learned“ Datenbank auf welcher man Erfahrungswerte abfragen kann. Aufwandschätzungen welche auf früheren Erfahrungen basiert, ergeben die genauesten Werte.
Qualität 🔗
Wichtig ist auch dass sich alle Projektmitglieder über die Qualität „einig“ werden. Beim Begriff Qualität müssen sich für dieses Projekt alle dasselbe vorstellen.
SMART Ziele 🔗
Der Projektauftrag soll immer nach den S-M-A-R-T - Kriterien geprüft werden!
| Spezifisch | Ziele so detailliert wie möglich festhalten.„Eine 120qm grosse Wohnung im 1.Stock mit Bodenheizung“ |
| Messbar | Aufgrund welcher Kennzahl kann Zielerreichung kontrolliert werden? „50% weniger Supportanfragen am 31.12. g.g. 30.6.“ |
| Aktionsorientiert | Der Weg zur Erreichung des Ziels ist einer Liste von konkreten Aktionen darstellbar. |
| Realistisch | Ist das Ziel unter diesen Voraussetzungen realisierbar? |
| Terminiert | Definierten Anfang und Ende |
Planungsphase 🔗
In der Planungsphase werden einzelne Tätigkeiten als auch der zeitliche Ablauf festgelegt.
Die allgemein gültigen 7 W-Fragen sind auch im Projektmanagement anwendbar:
| W-Frage | Aufgabe | Methode/Ergebnis |
| Was ist wie zu tun? | Projekt aufgliedern | Projektstrukturplan (PSP) |
| Wer erledigt was? | Ressourcen zuteilen | Arbeitspakete (AP) |
| Was sind die Ergebnisse? | Meilensteine setzen | Meilensteinplan (MSP) |
| Wann müssen Arbeiten fertig sein? Voraussetzungen? | Ablauf festlegen | Terminplan (Balkenplan) |
| Wie hoch sind Aufwand und Kosten? | Aufwand und Kosten ermitteln | Ressourcenplanung, Kostenplanung |
| Wie wird das Ziel effizient erreicht? | Plan straffen | Planoptimierung |
| Wo liegen die Projektrisiken? | Risiken abschätzen | Risikoanalyse |
Projektstrukturplan 🔗
Der Projektstrukturplan enthält: Aufgabenverteilung, Risikoermittlung, Projektorganisation, Kostenschätzung, Aufgabenstruktur, Zeitliche und sachliche Abhängigkeiten.
Auf der untersten Ebene sind die Arbeitspakete angeordnet.
Arbeitspakete 🔗
• Beschreibung/Bewertung: Inhalt, Ziel, Nutzen, Ergebnisse, Vorgehen • Abhängigkeit: Definition der logischen Abhängigkeit der Arbeitspakete • Termin, Ressource- und Vorgehensplan: Grössen, Nutzen und Vorgehen
Kleines Arbeitspaket Beispiel:„Keller ausheben“, Aufwand 2 Personentage, Kosten 10'000.- CHF
Kapazitätsplanung 🔗
• Nicht zu detailliert planen. Als ein Projekttag soll maximal 6 Stunden veranlagt werden. • Auf Erfahrungen zurückgreifen • Entferntes gröber, Nahe liegendes fein planen
Realisierungsphase 🔗
Die Realisierungsphase umfasst mehr als nur die reine Umsetzung des vorher geplanten. Durch eine kontinuierliche Überprüfung des Projektfortschritts anhand der Meilensteine muss sichergestellt werden, dass sich das Projekt noch auf der richtigen Schiene befindet. Zielabweichungen sind einer Entscheidung zuzuführen.
Wichtig ist dass sich die Realisierung an die zuvor „geschnürten“ Arbeitspakete (AP) hält.
Das gesamte Berichtswesen während dieser (meist längsten) Projektphase wird im Projektcontrolling zusammengefasst.
Abschlussphase 🔗
Die Abnahme des Projektergebnisses durch den Auftraggeber. Des Weiteren steht die Know-How Sicherung und die Reintegration der Projektmitarbeiter im Vordergrund.
Controlling 🔗
Projektcontrolling 🔗
• Warum braucht es Projektcontrolling?
– Informationen über den aktuellen Stand des Projektes – Information über zukünftige Entwicklungen des Projektes – Erkennen von Planabweichungen – Festlegen von Gegenmassnahmen (bei Abweichungen)
• Was muss controllt werden ?
– Zeit / Termin – Ergebnis (Fertigstellungsgrad) – Qualität
• Wie wird controllt ?
– Erfassen von aktuellen Werten – Prognose (Forcast) zukünftiger Werte
Zeitcontrolling 🔗
• Verbrauchte Zeit für bestimmte Aufgaben
– Geleistete Stunden der Mitarbeiter (Stundenabrechnung)
• Noch benötigte Zeit für die Aufgabe
– Schätzung durch Mitarbeiter / Team / PM
• Termine (Meilensteine)
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Ergebniscontrolling 🔗
• Festlegen von Zwischenergebnissen und Liefergegenständen
– z.B. Gliederung erstellt; Studie fertig; unformatierter Text; Baugrube ausgehoben
• Eigenschaften von Zwischenergebnissen
– Müssen bewertbar sein (anfassen) – Müssen zur Erfüllung des Produktes oder Dienstleistung notwendig sein – Sollten als Meilensteine im Projektplan erfasst werden (link zum Zeitcontrolling)
• Sehr gute Zwischenergebnisse
– Sind vom Projekt-Auftraggeber abgenommene Ergebnisse (z.B. Fachkonzept bei der Softwareerstellung)
Qualitätscontrolling 🔗
• Prüfen der Zwischenergebnisse und Lieferergebnisse auf Qualität
– Link zum Ergebniscontrolling
• Beispiel: Sind die Programmiervorschriften im Softwaremodule XY eingehalten
Wann scheitern Projekte ? 🔗
• Ungenügendes Risikomanagement • Mangel an Teamgeist / geringe Identifikation mit den Projektzielen • Falsche Organisation • Flasche Projektplanung (Projektteam wurde nicht beteiligt) • Keine Kontrolle • Unzureichende Berichtserstattung • Zu geringe Befugnisse des Projektleiters • Enduser wurde zu wenig integriert, somit wenig Akzeptanz des Systems
Kurzreferenz / Ratschläge 🔗
| Zusammenfassung I•Fragen vor dem Start – Machen Sie sich klar ob es sich wirklich um einProjekt handelt ? – Ist das Ziel des Projektes klar ? – Ist das Projektziel realistisch (SMART) ? – Ist die angedachte Projektorganisation die Richtige um diese Aufgabe zu lösen? – Reichen Budget und Zeit (Termin) aus?• Aktionen zum Start– Planen Sie so genau wie nötig ! – Denken Sie an Aufwände für Managementaufgaben – Suchen Sie mögliche Risiken – Kommunizieren Sie mit allen Projektbeteiligten – Organisieren Sie Ihr Controlling – Planen Sie eine Reserve (Kriegskasse) | Zusammenfassung II• Aktionen zur Laufzeit – Kommunizieren Sie ! – Kontrollen Sie! – Achten Sie auf Ihre Risiken ! – Steuern Sie ! – Beziehen Sie den Enduser mit ein ! – Machen Sie Werbung für Ihr Projekt !!!!• Rat zum Schluss– Schaffen Sie Grundlagen für ein gutes PM – Nutzen Sie vergangene gemachte Erfahrungen• Ausbildung, Weiterbildung und Trainings– Nutzen Sie Standards und Tools – Haben Sie keine Angst vor Beratungsfirmen oder Universitäts Dozenten! |
Update zum IT Projektmanagement 🔗
Das IT-Projektmanagement ist nach wie vor ein essentieller Bestandteil erfolgreicher Projektdurchführung. Die Grundlagen bleiben bestehen, von der Definition eines Projekts bis zur Abschlussphase und dem Controlling. Doch wie sieht die Situation im Jahr 2024 aus?
Aktuelle Entwicklungen im Jahr 2024 🔗
Smart Ziele und Planungsphase 🔗
Die Smart Ziele sind weiterhin ein wichtiger Bestandteil, um klare Zieldefinitionen festzuhalten. In der Planungsphase haben sich jedoch vermehrt agile Ansätze durchgesetzt. Unternehmen setzen verstärkt auf flexible Planungsmethoden, um schneller auf Veränderungen im Projektumfeld reagieren zu können.
Projektorganisation und Projektteam 🔗
Die Projektorganisation hat sich ebenfalls gewandelt. Matrixstrukturen sind weit verbreitet, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen zu verbessern. Die Rolle des Projektteams wird immer wichtiger, da Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Mitarbeiter gefördert werden.
Digitale Tools und Vorgehensmodelle 🔗
Mit dem Fortschritt der Technologie haben sich auch die Softwaretools im Projektmanagement weiterentwickelt. Unternehmen setzen vermehrt auf integrierte Plattformen, die eine umfassende Projektdurchführung ermöglichen. Auch die Vorgehensmodelle haben sich angepasst, um den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden.
Projektcontrolling und Qualitätsmanagement 🔗
Im Bereich des Projektcontrollings werden vermehrt datengetriebene Ansätze genutzt, um den Projektfortschritt in Echtzeit zu überwachen. Auch das Qualitätsmanagement spielt eine zunehmend wichtige Rolle, da die Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen stetig steigen.
Fazit 🔗
Das IT-Projektmanagement hat sich im Jahr 2024 weiterentwickelt und passt sich den neuen Anforderungen und Technologien an. Unternehmen, die auf agile Methoden, digitale Tools und eine starke Projektorganisation setzen, sind in der Lage, Projekte effizienter und erfolgreicher umzusetzen.
Nachfolgend finden Sie die originalen Informationen zum IT-Projektmanagement aus dem Jahr 2011:
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Quellen: